La empresa de gas y petróleo está utilizando la tecnología de RFID para hacer un seguimiento de las decenas de miles de archivos en papel que se utilizan en sus oficinas; la siguiente fase será aplicar etiquetas EPC a bienes tales como computadoras y herramientas de perforación.

Por Claire Swedberg

abril 11, 2012 - Después de casi un año de usar el sistema de identificación por radiofrecuencia para hacer un seguimiento de las decenas de miles de archivos que se encuentran en sus oficinas, la empresa de inversión y explotación de gas y petróleo Black Elk Energy planea utilizar esta tecnología para hacer un seguimiento de sus bienes de TI y de los equipos de perforación y otras herramientas que se utilizan en las plataformas petrolíferas. Desde que se implementó el sistema de seguimiento de archivos en la primavera de 2011, la empresa redujo en un 25 por ciento el tiempo que ocupaba el personal en encontrar y preparar la documentación, mediante una solución basada en RFID, conocida como FileTrail for SharePoint, que se ejecuta en la solución de gestión de documentos electrónicos de Black Elk, Microsoft SharePoint Server 2010. La empresa había estado almacenando y gestionando todos sus registros electrónicos mediante el sistema SharePoint. Ahora, con FileTrail for SharePoint —un software que agrega las funcionalidades de seguimiento y gestión de registros físicos a SharePoint Server—, la empresa puede gestionar y tener acceso a documentos físicos y electrónicos a través de una misma solución. Así, la empresa de rápido crecimiento informa que podrá evitar la contratación de empleados adicionales, lo que produciría un ahorro anual general de USD 100.000.

Black Elk Energy, con sede en Houston, compra pozos de gas y petróleo de baja producción y suma capital y tecnología para hacerlos rentables. Actualmente, la empresa ha incorporado un interés total en más de 854 pozos en 155 plataformas marítimas que ocupan 430.000 acres. La empresa explica que necesita tener acceso a muchas resmas de documentos, que incluyen los acuerdos con los contratistas, los documentos legales y los contratos de alquiler, para poder calcular el valor y la productividad de cada pozo marítimo que adquiere. En muchos casos, Black Elk toma las decisiones fundamentales sobre un pozo petrolífero en particular basándose en lo que el personal lee en los documentos guardados. A veces, la documentación data de décadas y puede haber miles de cajas llenas de documentos e información impresa en papel.

En el pasado, cuando se recibían las cajas con documentos para una nueva adquisición, los empleados dedicaban gran cantidad de tiempo a recibir y procesar cada archivo, determinaban un lugar para él y registraban la información que contenía. En 2010, Black Elk se puso en contacto con FileTrail, un proveedor de software y soluciones para gestión de registros físicos, con el objetivo de implementar un sistema de gestión en SharePoint para poder acceder también a los datos relacionados con cada archivo físico y su ubicación, explica Darrel Mervau, presidente y director general de FileTrail. La empresa de energía estaba interesada en conocer las soluciones de RFID de FileTrail y en averiguar cómo podían usarse junto con SharePoint para hacer un seguimiento de las ubicaciones de los archivos físicos que se trasladan por todas las instalaciones.

Desde la adopción del sistema de FileTrail, Black Elk Energy ha colocado en los archivos 50.000 etiquetas de RFID EPC Gen 2 pasivas de frecuencia ultra alta (UHF) Squiggle de Alien Technology. La empresa ha instalado cuatro lectores de RFID fijos FX7400 de Motorola Solutions, con un total de seis antenas de RFID montadas en las puertas y techos por toda la oficina. También adquirió un lector portátil Motorola MC3190-Z, para poder verificar el inventario o buscar archivos específicos.

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