Por Claire Swedberg

A medida que el papel ingresa en la máquina durante el proceso de impresión, cada hoja pasa por una antena de RFID y luego la impresora usa el software de Plus Technologies para codificar el número de identificación adecuado en la etiqueta. El modelo Lexmark T654 también imprime ese número de identificación como encabezado y pie de página en la hoja, según explica Rick Kallup, asesor de industria de Lexmark. Además, el software MasterTrak Plus de ATM Software Solutions toma el número de identificación de la página y gestiona el seguimiento de la ubicación de las páginas etiquetadas.

Una vez que se imprimen y codifican las páginas de un documento, los empleados colocan las hojas dentro de una carpeta, en la que se trasladan de una estación de trabajo (por ejemplo, el escritorio de una secretaria) a otra y, cuando ya no se necesitan, se llevan a la máquina trituradora de papel para su destrucción. ATM Software Solutions proporcionó su lector de escritorio DeskMate —un dispositivo de cuatro pulgadas cuadradas con una antena lectora integrada y una conexión USB a una computadora—, de acuerdo con lo que explicó Alan McGaffin, gerente de productos de ATM en EPD LLC. (la sociedad controladora, propietaria de ATM), y antiguo presidente y fundador de ATM Tech Solutions, empresa que desarrolló MasterTrak Plus y DeskMate. Por lo general, el lector captura el número de identificación de cada etiqueta que se encuentra dentro de un rango de, aproximadamente, tres pies. Por consiguiente, una pila de papeles se leería en el escritorio de una secretaria cuando se coloca cerca del lector. El software de ATM interpreta cada lectura y almacena los datos con respecto a la ubicación y al horario en el que se leyó la etiqueta de cada página; así, el estudio jurídico cuenta con un registro de dónde ha estado cada página y cuándo se trasladó a otro lugar.

Además, el estudio jurídico ubicó el lector DeskMate cerca de su máquina trituradora de documentos para que pudiera crearse un registro de la hora y la fecha en que se destruyó cada documento.

ATM también proporcionó al estudio jurídico un lector de RFID portátil AT570 de ATID que puede usarse para realizar inventarios o para buscar páginas o archivos específicos faltantes, mediante el ingreso de un número de identificación.


Kallop señala que se realizó una prueba piloto de la solución durante 30 días a una capacidad limitada y que ahora se utiliza para todos los documentos confidenciales. Visser informó que el sistema se desarrolló durante varios meses, durante el primer trimestre de 2012.

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